¿Le gustaría organizar una [conferencia] (https://www.evenses.com/congres "Organice una conferencia") para su empresa? Entonces esto no es algo que simplemente haces. Se invierte mucho tiempo y dinero en la organización de una conferencia. Sus invitados tienen grandes expectativas y están pagando dinero por la conferencia. Por tanto, una buena preparación es muy importante. Una conferencia exitosa contribuye positivamente a la imagen de su empresa. ¿Pero cómo organizas la conferencia perfecta? Te damos 10 consejos.
** Consejo 1. Empiece a tiempo con los preparativos **
Empiece a tiempo. Esto suena lógico, pero a menudo sale mal en este punto.
En cualquier caso, tómese al menos cuatro meses para organizar su conferencia. Envíe las invitaciones a más tardar entre seis y ocho semanas antes de la conferencia. Los visitantes pueden entonces reservar espacio en su agenda para su evento.
¿Le gustaría invitar a los mejores ponentes? Entonces, por lo general, es necesario reservar con seis a ocho meses de anticipación.
Oradores destacados reconocidos
En Evenses puede contratar a varios holandeses famosos como [presentador] (https://www.evenses.com/presentatie) y orador principal, como:
[Anna Nooshin] (https://www.evenses.com/anna-nooshin libros "Anna Nooshin para tu convención")
[Geraldine Kemper] (https://www.evenses.com/geraldine-kemper-books "Libros de Geraldine Kemper")
[Dennis Weening] (https://www.evenses.com/dennis-weening books "Dennis Weening books")
Anna Nooshin
Esta mujer poderosa transmite su mensaje a sus invitados de una manera inspiradora. El joven emprendedor da un discurso impresionante que el público no olvidará pronto.
Geraldine Kemper
Durfal Geraldine Kemper asegura una presentación exitosa de su producto o su mensaje en su conferencia.
Dennis Weening
Dennis Weening es una parte indispensable de la televisión holandesa. Además del trabajo televisivo, presenta regularmente en conferencias.
** Consejo 2. Asegúrese de tener suficiente presupuesto y capacidad **
Organizar una conferencia es caro. Necesita alquilar un lugar, proporcionar tecnología, reservar un orador invitado, organizar el entretenimiento y contratar personal adicional. Así que planifique cuáles son sus deseos para la conferencia y asegúrese de que haya suficiente presupuesto para ello.
También asegúrese de que haya suficiente capacidad entre los compañeros que participan en la organización de la conferencia. Cuando tienen poco tiempo, corres el riesgo de que se escapen.
** Consejo 3. Reserve un lugar adecuado e inspirador para su conferencia **
El tercer consejo es reservar una ubicación adecuada. Esto no solo debe adaptarse a su conferencia, sino también a su grupo objetivo. Con una ubicación inspiradora, se distingue de la competencia y sorprende a sus invitados. Los factores más importantes a la hora de elegir una ubicación son una buena accesibilidad y suficiente espacio de estacionamiento.
** Consejo 4. Mantenga a sus invitados fascinados con un programa variado **
El contenido del programa hace o deshace su conferencia. Luego prepara un programa variado e interesante. Esto llevará a los invitados a su conferencia. No se limite a programar conferencias, sino ofrecer variedad. Ofrezca talleres en su conferencia. Proporcione aún más entretenimiento con un animador. O tener una banda, como una [banda de versiones] (https://www.evenses.com/coverband "Banda de versiones para su conferencia") o [banda de jazz] (https://www.evenses.com/jazz-band "Banda de jazz libros ") proporcionan la música de fondo.
Holandés conocido como presidente del día
Otra buena adición a la conferencia es contratar a un conocido holandés como presidente del día. Entonces es importante que esta celebridad se adapte a la conferencia, su empresa y los invitados.
Siempre alguien en espera
Si reserva una banda, un artista o una celebridad con Evenses, siempre le proporcionaremos un reemplazo que esté en espera. Después de todo, puede suceder que la banda, orador invitado o animador tenga que cancelar inesperadamente debido a una enfermedad u otra cosa. Gracias a nuestro stand-by, puede estar seguro de que el rendimiento continuará.
[Talleres] (https://www.evenses.com/workshop) para sus invitados
Evenses ofrece varios talleres para su conferencia, tales como:
[Taller de chocolate] (https://www.evenses.com/workshop-bonbon-chocolade "Planificación de conferencias"): presente a sus invitados el origen y la mística del chocolate.
[Taller de cócteles] (https://www.evenses.com/cocktail-workshop "Taller de cócteles"): brinde a sus visitantes la oportunidad de preparar cócteles (sin alcohol) ellos mismos.
[Taller de sushi] (https://www.evenses.com/sushi-workshop "taller de alquiler de sushi"): sorprende a tus invitados con un taller de sushi, donde elaboran diferentes tipos de sushi.
[Experiencia de RV] (https://www.evenses.com/vrexperience "Conferencia de experiencia de RV"): presente a sus visitantes lo último en realidad virtual durante una Experiencia de RV.
** Consejo 5. Asegúrese de que la técnica esté organizada correctamente **
Si el mensaje del orador invitado o presentador no llega a sus invitados, su conferencia está condenada al fracaso. Compruebe si todo está bien organizado en el campo técnico. Pruebe el sonido y la luz de antemano. Esto evita que se interrumpa a un hablante durante su historia porque la tecnología falla o no hay un proyector.
** Consejo 6. Utilice las redes sociales para la promoción **
Utilice las redes sociales para promocionar su conferencia, como Facebook, Twitter e Instagram. Aquí podrás compartir todas las novedades de tu conferencia de forma gratuita o muy económica y llegar a una gran parte de tu público objetivo.
** Consejo 7. Asegure una división clara de tareas **
Acuerde una división clara de tareas con sus colegas. Entonces queda claro para todos los que tienen qué tarea. Esto evita que ciertas cosas no se lleven a cabo, porque una persona pensó que la otra lo haría. Su conferencia se desarrollará sin problemas con una clara división de tareas.
** Consejo 8. Evite las filas largas en la entrada **
Una cola larga no es un buen comienzo para su conferencia. Evite que sus invitados tengan que esperar mucho y contrate azafatas para que el check-in se realice sin problemas. Una anfitriona también puede guiar a sus invitados a través de la conferencia.
** Consejo 9. Utilice siempre un script **
Usar un script es imprescindible. Así que siempre usa esto. Haga esto incluso si ha preparado la conferencia a la perfección. Si alguien está enfermo o si hay una calamidad, siempre puede recurrir al escenario.
** Consejo 10. Tómese un tiempo para una evaluación **
Incluso después de la conferencia, aún no está listo. Dedique tiempo a una evaluación. Descubra qué salió bien y qué podría mejorarse. Tome estos puntos como un momento de aprendizaje para la próxima conferencia. También envíe cartas de agradecimiento a los invitados, ponentes y proveedores. Al hacer esto, construyes una relación con ellos.
