La búsqueda de entretenimiento adecuado para tu evento puede ser muy divertida, pero también pue resultar un poco complicada a veces. En ocasiones cuando estamos organizando un evento nos preguntamos si estamos tomando la decisión correcta. En Evenses llevamos años ayudando a parejas de novios, empresas, particulares y organizadores de eventos a encontrar los artistas o servicios que mejor se adecúen a sus necesidades y a las de su evento. Por ello, nos gustaría compartir contigo algunos de nuestros mejores consejos y sugerencias acerca de este tipo de contrataciones:
# 1 Deja claro tus deseos y preferencias
Debes aclarar de antemano lo que a ti y a tus invitados os gustaría que hubiese en el evento y lo que no. Es cierto, que al final, nosotros organizamos el evento, pero quien lo va a disfrutar son los invitados, por ello es muy importante pensar en sus preferencias también. Se debe tener en cuenta el tipo de evento y la complejidad de su organización, para calcular el tiempo de antelación con el que acudir a Evenses. Por ejemplo, la complejidad de organizar una cena de empresa no es la misma que la organización de una boda. El hecho de reservar a los artistas con antelación supondrá cierta calma de cara al tiempo y a la reacción de los improvistos que pudiesen surgir. De cualquier manera, Evenses está aquí para ayudarte en todo lo que necesites.
# 2 Tener una copia de seguridad
Siempre puede suceder que el artista o la banda contratada, en el último minuto diga que no puede asistir al evento. En este caso, es mejor asegurarse de que tenemos un plan B. Muchos artistas o bandas no suelen ofrecer esta opción, pero nosotros como agencia, nos comprometemos ofrecer otro artista o banda para que el evento salga como estaba planeado. Éxito garantizado.
# 3 Obtén el pack completo
Muchas veces no somos conscientes de la complejidad que tiene el contratar a un artista o una banda, porque no solo es la aparición de los artistas, también es el traslado del equipo de sonido, el montaje y desmontaje de la banda y del escenario si fuese necesario al igual que el alojamiento. Por ello, a la hora de contratar a un artista o banda es mejor tratar ciertos temas para evitar sorpresas.
*** # 4 La opción más barata no siempre es la mejor ***
Un gran error que suele cometer la gente, es elegir este tipo de actos en base al precio, deberíamos centrarnos en la calidad del artista o la banda primero y luego comparar precios. En ocasiones, las personas que trabajan por precios bajísimos suelen tener que sacrificar parte del equipo, tiempo de práctica o de preparación. ¿Qué pasaría si el artista o la banda que has contratado arruina la fiesta que tanto habías planeado? En Evenses, llevamos años trabajando juntos con todos nuestros artistas, los cuales han sido seleccionados personalmente por nosotros. De esta manera, nos aseguramos de que el entretenimiento adecuado esté en la fiesta adecuada.
*** # 5 Establecer acuerdos de precios claros ***
El precio final de una actuación depende de varios factores:
- Cantidad de horas
Tiempo de viaje y gastos de viaje.
- Equipo necesario de luz, sonido y DJ
Tiempo de preparación requerido
- Indemnización por despido
Muchas partes cobran todo por separado. Esto puede provocar sorpresas desagradables. Por ello, es mejor asegurarse de que esto haya quedado bien pactado. En Evenses, dentro del presupuesto final está todo incluido.
*** # 6 Consultar la ubicación ***
Esto es especialmente importante para actos que requieren bastante equipo; como bandas y DJs. Esto puede evitar situaciones desagradables el propio día del evento. Estas son algunas de las pautas o consejos que os ofrecemos:
-
¿Es el lugar de fácil acceso para la carga y descarga del material? ¿Tu fiesta no está en la planta baja? Se debe de hablar, para ver como se va a trasladar todo el equipo hasta la planta correspondiente o si hay montacargas. ¿El equipo necesita subir unas escaleras? Indícalo con antelación para que podamos tenerlo en cuenta en nuestra planificación.
-
¿Existe un límite de ruido? Es bueno conocer los límites de ruido tanto con la ubicación como con nosotros para evitar sorpresas desagradables.
-
¿Hay suficiente espacio para montar el escenario? A veces hay que reformar los pasillos y no se puede montar el equipo. Muy útil para determinar de antemano cuándo la estructura es adecuada.
*** # 7 Reservar con antelación ***
No esperar hasta el último minuto para reservar a un artista o una banda. Especialmente en los meses populares como lo pueden ser mayo, junio, agosto, septiembre y diciembre, ya que muchas opciones a suelen estar completamente reservadas. Contratar con tiempo suele ser más barato y puede llegar a garantizar el éxito de la actuación.
*** # 8 Discursos ***
¿A ti o a tus invitados os gustaría dar un discurso? Esto es mejor poder planificarlo con mucha antelación. Nuestro consejo es hacer esto ANTES del comienzo de la parte de "baile". Gracias a nuestra experiencia, hemos experimentado que una vez que al fiesta empieza es mejor no interrumpirla con este tipo de actos tan emotivos, ya que luego puede ser bastante complicado recuperar la atmósfera.
*** # 9 Bonitos extras ***
Las posibilidades de contratar diferentes servicios para tu evento son infinitas, siempre teniendo en cuenta tus deseos y el presupuesto. Algunas sugerencias que os hacemos:
-
Cabina de fotos. Esto permite que tus invitados se tomen una foto y tengan un recuerdo agradable y tangible de la noche.
-
Una pista de baile iluminada. Proporciona mucho carisma y actúa como un imán para que la gente suba a la pista de baile rápidamente.
-
Libro de visitas en video. Tus invitados podrán dejar un mensaje de video personal que recibirá de manera digital.
-
Un personaje que rompa el hielo y que amenice esa recepción o la contratación de un acto divertido durante la fiesta.
*** # 10 Relájate y disfruta ***
No intentes arreglar todo minuto a minuto. Confía en la experiencia de nuestros artistas y en nuestra experiencia. No intentes dirigir todo, e intenta disfrutar de tu fiesta.
No dudes en contactar con nosotros para cualquier pregunta ¡Estaremos encantados de atenderte!
